社外の貸会議室で会議を行うメリットについて

白で統一された会議室

会議する場所を一定の期間貸し出してくれるサービスが「貸会議室」です。
最近は、オフィスの縮小化や経費の削減、ノマドワーカーや在宅ワークなどが増えていることから、一時間単位で利用できる貸会議室の需要が大きく高まっています。

貸会議室には、参加者分の机や椅子が常備されており、事前に希望を伝えておけば利用目的に合わせてレイアウトを自由に工夫できることから、ビジネス目的に限らず、プライベートで利用する方も増えています。

しかし、貸会議室に対して「自社に会議室があるのに、あえて社外の貸会議室を利用するメリットはあるの?」といった疑問をお持ちの方いらっしゃるのも現状です。
そこで今回は、「社外の貸会議室で会議を行うメリット」について色々と紹介させていただきます。

社外の貸会議室を利用して会議を行うメリットとは?

木のテーブルのモダンな部屋

大小に関わらず、自社内に会議室を持つ企業はたくさんありますが、それでも社外の貸会議室の需要は高まる一方です。

社外の貸会議室を利用して会議を行うメリットは、主に以下の通りです。
それぞれのメリットについてより詳しく見ていきましょう。

必要な時にだけ会議室を使える

貸会議室を利用するメリットは、「必要な時にだけ会議室を使える」ということです。
最近は、オフィスの縮小により会議室を設けない企業も増えていることから、必要な時にだけで気軽に会議室を使える貸会議室であれば、会議室を設けるためのスペースを省くことができると人気があります。

特に、社員が数人だけの企業や、普段は会議室を滅多に使わないような企業の場合は、取引先の担当者やクライアントと会議や打ち合わせの時にだけ借りられる会議室があれば十分、といったことから社外の貸会議室が利用されています。

参加者の人数に応じて色々な会議室を選べる

少人数で行う会議はもちろん、数十人から数百人単位で行う会議に対応した貸会議室もあります。これはすなわち、「参加者の人数に応じて色々な会議室を選べる」というメリットにつながります。

通常の会議であれば、最小限のスペースが確保されていれば十分でしょう。一方、机や椅子などの配置やレイアウトを変えたりする場合や、マイクやプロジェクター、大型のスクリーンなどを使用したりする場合はできるだけ大きめの会議室を選ぶ必要があります。

参加者をスムーズに会場に誘導できる

必要な時にだけ利用できる貸会議室は、利用者の目的や参加者の都合に合わせて場所を設定することが容易です。
例えば、大切な商談を控えている時は、わざわざ遠出をして自社まで足を運んでもらうよりも、商談相手の会社に近い場所や電車の乗り換えが少ない場所にある貸会議室を利用した方が余計な交通費や手間をかけずに済むといったメリットがあります。

また、県外から訪れる方の中には土地勘がない方も多いため、会議に間に合うように会場に到着してもらうためにも、最寄り駅から徒歩圏内で、複雑な電車の乗り換えがない場所にある貸会議室を利用したほうが「参加者をスムーズに誘導」することができます。

コーディネートのプロによるサポートを受けられる

貸会議室を選ぶ時は、会議や商談、打ち合わせなどに関して熟知したコンファレンスコーディネーターがいる貸会議室を選ぶことをおすすめします。
同じビジネス目的であっても、会議とセミナーでは机や椅子の適切なレイアウトの方法が異なるため、参加者の人数が多くなればなるほど、計画的に準備を進めてくれる「コーディネーターによるサポート」が重要になるためです。

貸会議室を利用する当日になって大きなトラブルが発生することがないように、打ち合わせの段階で担当コーディネーターとしっかり打ち合わせをしておきましょう。貸会議室のレイアウト作成はもちろん、準備作業、会議を終えた後の原状回復なども全てコンファレンスコーディネーターに任せることができるので、当日は安心して会議に専念することができます。

会議に必要な備品や機材が揃っている

経費削減のために会議室を持たない企業でも、「会議に必要な備品や機材が揃っている」貸会議室を利用すれば、いつでもクオリティの高い会議を実施することができます。

会議に必要な机や椅子は、参加者の人数分だけ揃えてもらうことができる他、広い会議室を利用する場合に必要なマイクやプロジェクター、スクリーンなどの高価な機材も必要に応じてオプション追加することで自由に使うことができます。

準備や片付けが不要で手間を省ける

自社の会議室であれば、社員自身で机や椅子などの配置などを考えて準備をしたり、会議が終わったあとの片付けをしたりする必要があるため、特定の社員にだけ負担が掛かりやすい、といった問題があります。

一方、社外の貸会議室を利用すると開催前の準備から片付け、原状回復までコンファレンスコーディネーターが行うことから、社員の負担を軽減すると同時に会議が終わったあとはすぐに撤収することができて便利です。

会議以外のサービスを追加できる

貸会議室は、「会議以外のサービスが充実している」ことも大きなメリットです。
例えば、会議が終わった後に懇親会や宴会を予定している場合は、自社の会議室を利用した場合は外部の飲食店などに移動する必要がありますが、会議以外のサービスを追加で利用できる貸会議室であれば、会議を行ったその場所で懇親会や宴会を行うことができます。

貸会議室の活用方法が充実している今、ケータリング会社と業務提携している所も多く、必要に応じてお弁当や宴会用の食べ物や飲み物を注文することができます。
レイアウト作成や準備、原状回復と同じく、懇親会や宴会をした後の片付けも貸会議室側のスタッフに任せることができるので、楽しい食事を終えたあとはそのまま帰宅することができます。

個人でも使える利便性の良さ

貸会議室を利用するのは、法人に限った話ではありません。最近は、在宅ワーカーやノマドワーカーというオフィス以外のさまざまな場所で仕事をする方が増えたことから、個人の間でも貸会議室の需要が高まっています。

法人だけでなく「個人でも使える利便性の良さ」が魅力的な貸会議室は、毎日は必要なくても、週に1回、月に数回とクライアントと会議をする必要がある時だけ使うことができます。
例えば、将来的に起業を検討している方が仮のオフィスとして定期的に貸会議室を利用するケースも増えていますが、貸会議室を利用する人数が多くなればなるほど一人当たりの費用を安く抑えられるといったメリットもあります。

まとめ

会議で握手する男性

今回は、社外の貸会議室を利用して会議を行うメリットについて色々と紹介しました。
会議に注目して貸会議室を利用するメリットを見てきましたが、最近は会議の他にも打ち合わせや取引先との商談、企業の就職説明会、面接、試験、忘年会や新年会、宴会、個人向けのワーキングスペースなど、さまざまな用途で貸会議室が利用されています。

できるだけ経費を下げて効率的な会議を実施することが最近の主流となっていますので、自社の会議室だけでなく社外の貸会議室を積極的に使って、ぜひ参加者に喜んでもらえる会議を行ってください。